BAGAIMANA CARA MEMBUAT SURAT UNDANGAN KEGIATAN ATAU RAPAT YANG BAIK DAN BENAR ?
Surat undangan merupakan surat yang diguakan untuk memberitahu seseorang untuk hadir dalam sebuah kegiatan atau rapat, surat undangan tidak dijumpai dalam lingkup perusahaan saja, namun juga sering ditemui disuatu organisasi dan instansi.
Umumnya surat undangan berupa surat cetak dengan struktur komponen-komponen tertentu didalamnya. Sekarang ini pemberitahuan tentang akan diadakannya suatu kegiatan atau rapat bisa dibagikan lewat surel email, pesan whatsapp, maupun aplikasi sosial media lainnya.
Meskipun demikian, surat undangan tetap harus ditulis dengan format yang baik dan benar secara terstruktur agar tidak adanya kesalahpahaman dikemudian hari, sebab surat tersebut juga sebagai bentuk rasa hormat kepada pihak-pihak yang akan diundang dalam suatu acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan.
Lalu bagaimana cara membuat surat undangan yang baik dan benar? berikut urutan cara pembuatannya:
- KOP SURAT
Komponen penting yang harus tercantum dalam sebuah surat dan menjadi identitas sebuah perusahaan, instansi, atau organisasi.
Informasi yang dicantumkan dalam kop surat antara lain logo, nama, nomor kontak, dan alamat. kop surat dicantumkan secara jelas dan rinci agar penerima mengetahui jelas identitas dari surat tersebut.
- TANGGAL TERBIT
Tanggal dan kota dimana surat tersebut ditulis dan diterbitkan wajib dicantumkan. bagian ini biasanya terdapat dibawah kop surat sebelah kanan atau setelah salam penutup di kanan bawah.
- NOMOR SURAT
Nomor surat adalah nomor yang ditetapkan oleh suatu perusahaan, instansi, atau organisasi sebagai arsip dalam pembuatan dokumen, jangan lupa sertakan nomor surat sebagai bukti verifikasi dan keaslian suatu dokumen.
- PERIHAL
Perihal berfungsi untuk memudahkan penerima mengetahui ringkasan dari maksud dan inti tujuan atau topik utama suatu surat.
- IDENTITAS PENERIMA
Pada bagian ini, penulis wajib mencantumkan secara jelas nama lengkap penerima dan alamat singkat dari penerima. Alamat penerima biasanya dicantumkan pada amplop surat setelah nama penerima.
- SALAM PEMBUKA
Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang sopan dan benar, contohnya seperti : "Dengan hormat" atau "Assalamualaikum" atau salam pembuka lainnya pada awal kalimat sbelum isi surat.
- ISI SURAT
Isi surat merupakan bagian terpenting yang berisi informasi terkait waktu dan tempat akan diadakannya suatu acara kegiatan, tujuan, pokok pembahasan, dan informasi penting lainnya
Jika ada beberapa hal yang harus dipersiapkan atau ditunjukkan kepada penerima, sebaiknya dicantumkan dalam bab ini.
- SALAM PENUTUP
Jika ada salam pembuka, maka wajib bagi penulis juga mencantumkan salam penutup dan menuliskan harapan untuk hadir tepat waktu serta ucapan terimakasih.
- LAMPIRAN
Lampiran merupakan komponen yang bersifat opsional atau tidak wajib tercantum, lampiran merupakan dokumen pendukung yang memperjelas secara rinci seperti denah ruanan, list tamu yang diundang, dan lain-lain.
- PENGESAHAN
Bagian ini wajib dicantumkan sebagai akhir dari pembuatan surat yang berisi nama pengirim beserta jabatannya, tanda tangan, dan cap stempel suatu perusahaan, instansi, atau organisasi sebagai bukti resmi dan keaslian dokumen.
berikut contoh dari format surat undangan:
Komponen penting yang harus tercantum dalam sebuah surat dan menjadi identitas sebuah perusahaan, instansi, atau organisasi.
Informasi yang dicantumkan dalam kop surat antara lain logo, nama, nomor kontak, dan alamat. kop surat dicantumkan secara jelas dan rinci agar penerima mengetahui jelas identitas dari surat tersebut.
Tanggal dan kota dimana surat tersebut ditulis dan diterbitkan wajib dicantumkan. bagian ini biasanya terdapat dibawah kop surat sebelah kanan atau setelah salam penutup di kanan bawah.
Nomor surat adalah nomor yang ditetapkan oleh suatu perusahaan, instansi, atau organisasi sebagai arsip dalam pembuatan dokumen, jangan lupa sertakan nomor surat sebagai bukti verifikasi dan keaslian suatu dokumen.
Perihal berfungsi untuk memudahkan penerima mengetahui ringkasan dari maksud dan inti tujuan atau topik utama suatu surat.
Pada bagian ini, penulis wajib mencantumkan secara jelas nama lengkap penerima dan alamat singkat dari penerima. Alamat penerima biasanya dicantumkan pada amplop surat setelah nama penerima.
Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang sopan dan benar, contohnya seperti : "Dengan hormat" atau "Assalamualaikum" atau salam pembuka lainnya pada awal kalimat sbelum isi surat.
Isi surat merupakan bagian terpenting yang berisi informasi terkait waktu dan tempat akan diadakannya suatu acara kegiatan, tujuan, pokok pembahasan, dan informasi penting lainnya
Jika ada beberapa hal yang harus dipersiapkan atau ditunjukkan kepada penerima, sebaiknya dicantumkan dalam bab ini.
Jika ada salam pembuka, maka wajib bagi penulis juga mencantumkan salam penutup dan menuliskan harapan untuk hadir tepat waktu serta ucapan terimakasih.
Lampiran merupakan komponen yang bersifat opsional atau tidak wajib tercantum, lampiran merupakan dokumen pendukung yang memperjelas secara rinci seperti denah ruanan, list tamu yang diundang, dan lain-lain.
Bagian ini wajib dicantumkan sebagai akhir dari pembuatan surat yang berisi nama pengirim beserta jabatannya, tanda tangan, dan cap stempel suatu perusahaan, instansi, atau organisasi sebagai bukti resmi dan keaslian dokumen.
Komentar
Posting Komentar